세금신고서, 민원신청서 등 매년 생산되는 종이문서 약 1천200만건. 종이문서 보관 면적 사무실의 25% 차지. 종이문서 열람에 많은 시간과 노력 소요 등등.

국세행정에 전자서고(書庫, e-Cabinet) 개념이 본격 등장하고 있다.

부가세, 소득세, 법인세 등 주요 세목의 전자신고가 정착단계에 이르렀음에도 불구하고 신고서 등 종이문서가 매년 급격히 증가하고 있어, 업무효율성 제고 측면에서 전자서고시스템 구축방안을 마련해야 한다는 목소리가 증가하고 있는 것이다.

특히 국세청이 오는 2010년부터 전자세금계산서제도를 본격 시행하는 것을 계기로 ‘전자서고’의 구축 필요성은 더욱 높아질 것으로 전망된다.

전자서고의 구축 필요성은, 우선 종이문서가 매년 급격하게 늘고 있다는 것에서 찾을 수 있다.

지속적인 국세행정의 전산화에도 불구하고 신고서, 민원신청서 등 대량의 종이문서가 매년 생산되고 있고, 이에 따라 종이문서 보관에 따른 청사공간 부족현상도 나타나고 있다. 

국세청에 따르면 신고서 등 매년 종이문서 생산량은 약 1천200만건으로 추산된다.

또 종이문서의 증가에 따라 세무서마다 사무실 공간의 약25% 이상을 서고로 사용해야 하는 실정이다. 자연스레 업무공간은 줄어들 수밖에 없다.  

뿐만 아니라 신고서, 결의서 등의 종이문서가 늘어나면 이를 편철하고 색인하는 단순 업무량이 추가로 크게 늘어나게 된다.

이와 함께 종이문서가 늘면 보관이 어렵게 되고 그렇게 되면 정보유출에 대한 가능성이 상존하는 문제점도 발생하게 된다.

그러나 무엇보다 중요한 것은 신고서, 결의서, 복명서 등의 종이문서를 서고에 보관하다 소송이나 감사 등과 관련해 해당 문서를 열람하는데 많은 시간과 노력이 소요돼 업무효율이 떨어진다는 점이다.

또 납세자들은 전자신고 등을 통해 세무문서를 전자적으로 제출하도록 요구받으면서도, 인터넷을 통한 해당자료의 수시 열람 혜택 등을 누리지 못하고 있는 점도 전자서고의 구축 필요성을 높이고 있다. 

국세청 안팎에서는 종이문서 열람이 빈번한 재산분야 신고서 등부터 전자화가 시급하다는 지적이 많이 제기되고 있다.

전자서고가 도입되면 소위 ‘종이없는 사무실’을 구현해 종이문서 편철·색인·열람 등과 같은 단순·반복적인 업무를 줄일 수 있고 신속하게 업무를 처리할 수 있게 돼 업무효율성이 증대될 것으로 보인다.

또 현재 부족 현상을 겪고 있는 청사공간 문제도 어느 정도는 도움을 받을 수 있을 것으로 기대된다.

납세자 입장에서는 전자서고가 정착단계에 이르면 국세관련 문서 보관비용을 줄일 수 있고, 인터넷을 통해 문서를 열람할 수 있는 서비스도 누리게 될 전망이다.

국세청 한 관계자에 따르면 내년부터 전자서고시스템이 시범 운영될 전망이 많다고 한다.