무엇보다 신고서 등 각종 과세자료 관리는 접수후 입력부서에서 입력에 대한 오류·정정단계를 거쳐 데이터베이스에 구축된 이후 문서관리까지 시스템적으로 업무흐름이 연계관리돼야 한다.

즉 각종 신고서 등 과세자료는 제출 즉시 접수후 입력하되 접수사항은 입력 내용과 연계관리돼야 한다는 것이다. 이를 위해 이미 국세청에서 마련한 `접수·입력·문서관리시스템' 개선안에 각종 신고서·과세자료도 포함시켜 추진돼야 할 것으로 지적되고 있다.

`접수·입력·문서관리시스템'은 납세자의 제출내용을 기재하던 수동접수부 대신 접수서면(오류검증 및 제출누락 검증 프로그램 별도)을 개발하는 것이다.

국세청은 시스템이 완료되면 국세공무원이 기본사항만을 입력해도 자료접수부 및 접수증을 자동으로 발급할 수 있을 뿐만 아니라, 접수부서와 입력부서(외주입력 포함)간 인수인계의 근거가 될 수 있어 책임소재가 명확해질 것으로 보고 있다.

특히 접수단계에서 기업이 한 세무서에 중복적으로 제출하거나, 기업의 본·지점에서 각각 다른 세무관서에 이중으로 제출했는지 여부를 쉽게 확인할 수 있다.

또 접수내용은 입력사항과 연계되기 때문에 접수분에 대한 미입력 또는 D/B 미구축 여부를 검증할 수 있는 한편 접수완료 즉시 제출누락·미접수 여부를 파악할 수 있다.

세원관리과 또는 납세지원과의 모든 PC에서 동시에 분산적으로 입력할 수 있어 납세자가 비록 신고마감일에 집중적으로 접수하더라도 현행처럼 번잡한 현상을 피할 수 있다.

직원이 접수내용을 입력할 때 `접수·입력·문서관리시스템'에 의해 시스템상 자동부여되는 관리번호에 따라 문서관리(편철·보관·열람·대출)하는 업무방법으로 개선돼야 한다는 의견도 제기되고 있다.

이는 제출자료를 내부업무 처리구역으로 나누거나 `가나다' 순으로 배열해 보관하는 시간낭비와 불편함을 해소할 수 있고 오류정정 또는 세원관리시 원시자료를 신속하게 열람할 때 유용하기 때문이다.

문서관리번호는 원시자료 좌측 상단에 기재하고 자료 접수사항은 데이터베이스로 구축해 전산입력사항 등과 연계시킴으로써 접수내용을 항상 조회할 수 있도록 개선해야 한다는 것.

제출된 자료는 無順으로 다수의 PC에서 분산입력하되, 접수입력항목은 사업자등록번호, 건수, 금액 등으로 최소한 줄이고 나머지 내용은 전산으로 자동부여되도록 하는 것이 바람직하다는 분석이다.

본·지방청 및 일선 관계자들은 납세자로부터 제출받은 자료를 체계적으로 관리함으로써 일선 세무관서의 업무량은 대폭 축소시킬 수 있다고 입을 모으고 있다.

이는 신속·정확·안정성이 확보되기 때문에 접수초기 단계부터 제출누락 또는 입력누락을 방지할 수 있을 뿐만 아니라, 불부합자료 등 불필요한 과세자료의 발생을 원천적으로 차단할 수 있을 것으로 국세청은 기대하고 있다.

전산처리 과오의 문제점이나 오류발생을 단계별마다 점검이 되는 만큼 수시 시정이 가능하다는 장점도 지니고 있다.

국세청 관계자는 “수시분과 정기분 과세자료에 대한 분실과 방치 등에 따른 납세자의 민원발생 소지도 해소시킬 수 있다”며 “특히 착오 등에 의해 제출 누락된 납세자에 대한 조기홍보가 가능해 가산세 부담 방지로 세정에 대한 신뢰성 제고에 큰 효과가 있을 것”이라고 분석했다.

그러나 지연제출의 경우 관행상 가산세를 부과하지 않고 있어 이 부분에 대한 법적 장치가 뒷받침돼야 할 것으로 대두되고 있다.