1961년 '양식제정절차규정' 제정 이후 50년만에 부가가치세 예정신고, 취득세·등록세 신고, 수입신고 등 우리나라의 모든 행정기관에서 처리한 민원사무 발생량의 67%에 해당하는 40종의 민원서식이 오는 8월부터 새롭게 바뀐다.
 
행정안전부는 21일 현재 정보기술(IT), 디자인 시대를 살아가는 우리 국민들의 감각에 맞게 서식 설계기준에 디자인 개념을 도입, 국민과 행정기관과의 의사소통을 매개하는 민원서식을 전면적으로 개선한다고 밝혔다.

행안부에 따르면 지금까지는 남녀노소 누구나 사용하는 민원서식이 사용자를 배려하지 않은 관료적인 양식이 적용돼 국민들이 이해하기 어렵고 작성하기 불편해 공무원조차도 많은 불편을 호소하는 실정이었다.

국민들은 서식의 좁은 기재공간으로 인해 글씨를 깨알같이 적어야 하는 불편이 있으며, 한 눈에 쉽게 내용을 파악하기 어려운 배열 구조로 인해 많은 불편을 느끼고 있다는 의견을 제시하기도 했었다.
 
일선 현장의 공무원도 민원인이 이해하지 못하는 부분들을 매번 설명해 주어야 함에 따른 행정낭비가 많고, 동일한 글자 크기나 색, 굵기로 인해 중요사항을 파악하는데 시간이 오래 걸린다는 등 여러 가지 애로사항을 토로하고 있다.

반면, 외국의 서식은 깔끔한 지면 구성으로 전달하고자 하는 내용이 명확하고, 적절한 명도와 채도의 컬러를 부분적으로 사용하여 이해하기 쉬우며, 글자크기의 조정 및 충분한 기재 공간 제공으로 작성이 용이하다는게 행안부의 설명이다.

행안부는 이에 오는 8월까지 디자인 전문가와 일반 국민들이 직접 참여, 서식 설계기준에 디자인 개념을 도입해 예쁘고 아름다운 형태로 서식의 틀을 바꾸고 편리하게 작성할 수 있도록 하기로 했다.

또한 행정기관이 제공하는 정보와 민원인이 기입해야 하는 정보를 한 눈에 쉽게 알아볼 수 있도록 음영으로 구분하고, 다른 요소의 간섭을 줄이고 의도한 정보를 쉽게 인지할 수 있도록 항목의 성격에 따라 내용을 분류해 표로 구분하고 선의 굵기에 차이를 두기로 했다.

이와 함께 민원인에게 전달해야 하는 항목은 굵은 글씨로 하고, 민원인이 기입하는 공간은 충분히 확보하고, 문자 위주로 열거된 선택항목을 체계적으로 정리해 재배열함으로써 전체적으로 서식의 지면을 깔끔하게 구성하기로 했다.

이 외에도 정보시스템에서의 사용 환경을 고려해 컴퓨터 화면상의 서식에 컬러를 사용할 수 있게 하고, 특정항목을 선택할 경우 관련 항목만 작성할 수 있게 나타내는 등 정보시스템의 이점을 최대한 살릴 수 있도록 서식을 재가공할 수 있도록 하기로 했다.

행안부는 또한 부가세 예정신고 등 40종 서식의 개선시안에 직접 참여하는 일반 국민과 디자인 전문가들은 앞으로 4천995종의 모든 민원사무에 적용하게 될 서식 설계기준과 표준규격 등 가이드라인을 마련키로 했다.

이와 함께 다문화가정이 나날이 증가함에 따라 이들 외국인주민들이 우리나라에서 살아가는데 불편함이 없도록 주한외국대사관과 협조해 행정서비스 신청 수요가 많은 10여종의 민원사무를 선정하고 그에 필요한 서식을 중국어, 베트남어 등 다양한 외국어로 작성된 서식을 함께 마련키로 했다.

행안부 관계자는 "국민들이 직접 참여해 마련한 서식 개선안은 고등학교 학생들의 모의 작성을 통한 검증과 의견수렴 절차를 거쳐 최종 확정함으로써 우리 국민들도 오는 8월부터는 남녀노소 누구나 이해하기 쉽고 작성하기 편리한 예쁜 서식을 사용할 수 있을 것으로 전망된다"라며 "이번 '행정서식 개선 종합계획'의 추진을 통해 국민들의 서식 이용 편리성과 공무원의 업무능률 향상 효과를 거두어 궁극적으로는 국격을 한 차원 더 높이게 될 것"으로 기대했다.

이어 "국민들은 글자크기의 조정, 부분적 음영 사용 및 인쇄 항목의 재배열 등으로 깔끔하게 구성된 서식을 사용함으로써 기재 내용을 보다 쉽게 이해하고 편리하게 작성할 수 있게 된다"라며 "공무원은 매번 민원인들의 질문공세에 대응해야 하는 부담을 덜  수 있게 됨으로써 효율적 업무 수행이 가능하게 되고, 행정기관은 서식 표준규격을 활용함에 따라 행정비용을 절감할 수 있게 되며, 디자인 전문성 확보를 통해 공공기관의 인지도 및 신뢰도를 향상시킬 수 있게 될 것"이라고 밝혔다.

<개선 대상 민원사무 및 서식>