2.4.3. 결원의 경우의 처리

종임에 의해 결원이 생긴 경우(정관에서 정한 수를 결한 경우도 포함)에는 임기만료 또는 사임에 의해 퇴임한 회계참여는 후임자가 취임할 때까지 계속하여 회계참여로서의 권리의무를 가지며(동법 제346조제1항), 그간 퇴임등기를 할 수 없다.

그러나 회계참여가 사망, 파산, 해임에 의해 퇴임한 경우에는 이러한 조치가 부적절하기 때문에 이해관계인의 신청에 의해 법원이 일시적으로 회계참여의 직무를 수행할 자(임시회계참여)를 선임할 수 있다(동조 제2항). 임시회계참여의 권한은 민사보전법상의 가처분제도에 기하여 법원이 선임하는 직무대행자(동법 제23조제2항, 제24조)와는 달리, 원래의 회계참여와 같다.

3. 직무 및 권한

3.1. 직무

3.1.1. 계산서류의 공동작성

회계참여는 이사(위원회설치회사의 경우에는 집행임원)와 공동으로 계산서류(일본회사법 제435조제2항 참조) 및 그 부속명세서, 임시계산서류(동법 제441조제1항 참조) 및 연결계산서류(동법 제444조제1항 참조)를 작성한다(동법 제374조제1항 전단, 제6항). 여기서 말하는 계산서류는 대차대조표, 손익계산서 기타 주식회사의 재산 및 손익상황을 표시하기 위해 필요하고 적당한 것으로서 법무성령에서 정하는 것을 뜻한다(제435조제2항 참조).

회계참여가 이사·집행임원(이하 '이사'로 통칭한다)과 '공동으로' 계산서류 등을 작성한다고 함은 회계참여와 이사가 공동의 의사에 기하여 계산서류 등을 작성한다는 것을 말하고, 양자의 의견이 일치하지 않으면 유효한 계산서류 등을 작성할 수 없다는 것을 의미한다. 그 결과 이사는 단독으로는 유효한 계산서류 등을 작성할 수 없으며, 회계참여가 승인하지 않은 계산서류 등은 무효이고, 설령 정기총회에서 승인을 받았다고 하더라도 결산이 확정되는 것은 아니다.

그 때문에 이사와 회계참여의 의견이 일치하지 않은 경우 계산서류 등을 확정시키기 위해서는 이사로서는 ① 주주총회에서 회계참여를 해임하고 다른 회계참여를 선임하여 그 자와 공동으로 계산서류 등을 작성하든지, 또는 ② 주주총회에서 회계참여제도를 폐지하는 정관변경을 하고, 이사가 단독으로 계산서류 등을 작성하여야 할 것이다. 그러나 회계참여의 주장이 타당하고 합리적이었음에도 불구하고 ①이나 ②의 방법이 취해졌다면 회사의 사회적 신용 실추는 피할 수 없을 것이다. 이 경우 회계참여가 취할 수 있는 방법은 주주총회에서 의견을 진술하여 주주의 지지를 이끌어 내고 이를 바탕으로 이사에 대해 의견수정을 요구하는 방법이 있을 수 있을 것이다. 

3.1.2. 내부통제시스템의 구축에의 관여

회사법은 주식회사에 대해 내부통제시스템 또는 리스크관리체제의 구축을 요구하고 있다(동법 제348조제3항제4호, 제362조제4항제6호). 이사회설치회사 및 위원회설치회사의 경우에는 이사회가 내부통제시스템의 구축에 대한 결정을 의무적으로 하여야 한다(동법 제362조제5항, 제416조제1항제1호 ホ）

이러한 내부통제시스템은 구체적으로는 ① 회사의 자산관리(재산보전의 확실성), ② 회계관리(재무보고의 적정성), ③ 업무관리(적정업무·법령준수의 철저)의 각 방면에 있어서 허위, 부정, 오류의 적발·방지를 위해 광범위하게 구축된 '내부견제조직'과 그 유효성의 검증을 위한 '내부감사조직'으로 이루어져 있는데, 회사마다 그 규모나 업무내용이 다르기 때문에 회사의 실정에 맞는 내부통제시스템의 구축이 무엇보다 중요하다.

이와 관련하여 회계참여도 계산서류의 적정성의 확보라는 측면에서 적어도 재산관리나 회계관리를 위한 내부통제시스템의 구축에는 관여하여야 할 의무가 있는 것으로 보고 있는데, 그 이유는 재산관리나 회계관리를 위한 내부통제시스템은 회계기록의 정확성 및 진실성을 확보하는 것을 그 목적으로 하기 때문이라는 것이다.