세금신고서, 민원신청서 등 연간 생산 종이문서가 약 1천200만건에 이르며， 종이문서 보관면적이 사무실의 25%를 차지하는 등 문제점이 발생하면서 국세행정에 전자서고(書庫, e-Cabinet) 구축이 필요하다는 목소리가 커지고 있다.

특히 국세청이 오는 2010년부터 전자세금계산서제도를 본격 시행할 예정이어서 이를 계기로 '전자서고'의 구축 필요성은 더욱 높아질 수밖에 없다는 전망도 많다.

전자서고의 구축 필요성은, 우선 매년 종이문서가 급격하게 늘고 있다는 것에서 찾을 수 있다.

더욱이 지속적인 국세행정의 전산화에도 불구하고 신고서, 민원신청서 등 대량의 종이문서가 매년 생산됨에 따라 종이문서 보관으로 인한 청사공간 부족현상도 나타나고 있다. 

국세청에 따르면 신고서 등 매년 종이문서 생산량은 약 1천200만건으로， 종이문서의 증가에 따라 세무서마다 사무실 공간의 약 25% 이상을 서고로 사용하는 실정이다. 자연스레 업무공간은 줄어들 수밖에 없다.  

뿐만 아니라 신고서, 결의서 등의 종이문서가 늘어나면서 이를 편철하고 색인하는 단순 업무량도 크게 늘고 있다.

또 보관의 어려움과 함께 이에 따라 커지는 정보유출 가능성도 큰 문제점으로 꼽힌다.

그러나 무엇보다 중요한 것은 신고서, 결의서, 복명서 등의 종이문서를 서고에 보관할 경우 소송이나 감사 등과 관련해 해당 문서를 열람하는데 많은 시간과 노력이 소요돼 업무효율성이 떨어진다는 점이다.

또 납세자들은 전자신고 등 세무문서를 전자적으로 제출하도록 요구받으면서도, 인터넷을 통한 해당자료의 수시 열람혜택 등을 누리지 못하고 있는 점도 전자서고의 구축 필요성을 높이는 요인 중 하나다. 

국세청 안팎에서는 종이문서 열람이 빈번한 재산분야부터 전자화가 시급하다는 지적이 많이 제기되고 있다.

전자서고가 도입되면 소위 '종이없는 사무실'을 구현해 종이문서 편철·색인·열람 등과 같은 단순·반복적인 업무를 줄일 수 있고 신속하게 업무를 처리할 수 있게 돼 업무효율성이 증대될 것으로 보인다.

전자서고 구축이 되면 국세행정 측면에서는 문서 보관비용을 줄일 수 있고, 납세자 입장에서는 인터넷을 통해 문서를 열람할 수 있는 서비스도 누릴 수 있을 전망이다.

국세청 한 관계자에 따르면 내년부터 전자서고시스템이 시범 운영될 전망이 많다고 하니， 이러한 전자서고시스템이 잘 구축돼 업무효율성을 높이고 납세편의가 증대되길 기대해 본다.