세무회계사무소 직원별·거래처별 신고진도·수임료 완벽 관리

신고땐 직원별로 '신고명단' 확정…체크리스트로 업무누락 '제로'

 

세무회계사무소(세무법인, 회계법인)를 운영하는 세무사들의 가장 큰 고민은 무엇일까?

 

우선, 매일 매일 거래처에서 요청하는 사항을 빠트리지 않고 제 때에 완결하는 것이다. 또하나, 부가가치세·법인세 등 신고기간이 되면 세무회계사무소 직원들이 관리하고 있는 거래처별로 신고준비가 어느 정도 진행되고 있는지 한눈에 파악할 수 있어야 한다. 마지막으로 거래처별로 수임료나 조정료를 다 받았는지 파악하는 것도 중요하다.

 

세무회계사무소 직원들의 고민도 비슷하다. 내가 담당하는 거래처에서 요구한 사항을 해결했는지, 부가세 신고를 위한 자료는 다 받았는지, 마감기한까지 거래처의 세금신고를 마칠 수 있는지 등을 꼼꼼히 파악해 누락이 없도록 해야 한다.

 

이처럼 세무회계사무소에서 매일 발생하는 업무의 흐름을 프로그래밍해 효율적으로 관리하도록 통합한 ‘IT 세무기장 플랫폼’이 개발돼 이목을 끈다.

 

화제의 플랫폼은 리원컨설팅그룹의 리원엑스(대표이사·양현승)가 이달 개발·공개한 ‘온리원’으로, 현직 세무사들이 개발에 직접 참여했다. 리원엑스에는 LG디스플레이와 LG유플러스에서 IT 개발기획 업무를 맡았던 양현승 대표를 비롯해 20년 이상의 IT개발 경력을 가진 전문가들이 대거 포진해 있다.

 

 

◆현행 개별 '엑셀' 관리 방식을 '온리원' 플랫폼으로 모두 옮겨와

 

‘온리원’은 한마디로 말하면, 현재 세무회계사무소에서 수기나 엑셀을 통해 일일이 점검·관리하는 상담·신고관련 업무를 ‘온리원’이라는 하나의 플랫폼으로 모두 옮겨왔다고 보면 된다. 직원 배정, 거래처 관리, 신고현황 관리, 수수료 청구현황 관리를 온리원에서 일원화해 관리할 수 있다.

 

일반적인 세무회계사무소에서는 아래와 같이 신고업무를 진행한다. ▷세무회계사무소에서 상담을 통해 새로운 거래처를 수임하고 ▷거래처별 사업장정보와 금융정보 등을 입력 및 관리하고 ▷신고기간에는 명단을 확정 후 홈택스&공단 등에서 신고자료를 취합한다. 이를 바탕으로 ▷세금신고 및 세액납부를 진행하고 ▷거래처에서 요청하는 증명서를 발급하며 ▷거래처에서 수임료·조정료를 받는 과정을 거친다. 온리원에서는 이런 업무 과정별 ‘히스토리’를 파악할 수 있어 업무 누락을 방지하고 인수인계에도 효율적이다.

 

‘온리원’의 특징을 구체적으로 살펴보면, 우선 세무사와 직원들이 ‘거래처 관리’와 ‘신고관리’를 효율적으로 할 수 있도록 지원하며, 두 번째는 각 세목의 신고에 대비해 자료 취합을 간소화했다.

 

신규 거래처를 유치했을 때 최초로 어느 직원이 어떤 내용으로 상담을 했는지, 그리고 거래처의 사업장정보와 금융·급여·담당직원 정보 등을 직원별 및 거래처별로 확인할 수 있다. 또한 거래처에서 각종 증명서를 요청했을 때, 언제 요청을 받았고 어느 직원이 언제 처리했는지 한눈에 파악할 수 있다. 이런 업무처리는 모두 이력이 프로그램상에 남아 있어 담당직원이 바뀌거나 신규직원이 업무를 맡게 돼도 업무파악 시간을 단축한다.

 

예를 들어 직원 6명과 거래처 300곳을 둔 세무회계사무소가 있다면, 직원 6명 개개인이 맡고 있는 거래처별로 최초의 수임 상담 내용부터 급여 등 사업장정보, 노무정보, 기장료, 신고납부 여부 등을 쉽게 관리하고 언제든지 들여다 볼 수 있다는 얘기다.

 

◆직원별로 신고대상 고객 리스트 배열…자료취합 여부부터 신고납부 상황까지 한눈에 파악

 

두 번째는 세무회계사무소에서 가장 중요한 ‘신고관리’ 업무에 탁월한 플랫폼이다. ‘온리원’은 ①원천세관리 ②부가가치세 관리 ③면세사업자 현황신고 관리 ④법인세 관리 ⑤종합소득세 관리 등 5가지 신고업무를 지원하는데, 신고에 앞서 담당직원별로 ‘신고명단’을 확정해 관리할 수 있는 게 특징이다.

 

A직원의 부가가치세 신고대상 거래처가 리스트로 나열되고, 거래처별로 자료 취합이 완료됐는지, 신고납부가 어느 정도 진행됐는지, 세액은 언제 납부했는지 등을 파악할 수 있다. 만약 신고에 필요한 자료가 아직 취합되지 않았다면 곧바로 거래처 메뉴에서 클릭해 다시 요청하면 된다.

 

 

◆세무대리인의 가산세 및 빈번한 수정신고 리스크도 감소

 

국세청 홈택스의 별도 페이지를 통해 개별적으로 확인이 가능했던 항목(수출실적명세서, 전기 종이세금계산서, 의제매입세액공제 여부, 공통매입세액공제율 변동 추이 등)의 데이터를 간편하게 조회해 불필요한 가산세 및 빈번한 수정신고를 줄여 고객만족을 극대화할 수 있다.

 

또한 해당 거래처가 예정신고 대상인지 예정고지 대상인지 온리원에서 1차로 분류해 주고, 신고서나 납부서를 고객에게 일괄 전송하는 기능도 탑재돼 있다.

 

‘법인세 관리’의 경우, 조정 여부-통장 진행률-인건비 회계처리-예수금 정리-미지급금 정리 등 결산업무별로 진행사항을 관리할 수 있어 업무 누락을 방지할 뿐만 아니라 신규직원에게 결산업무를 어떻게 진행해야 하는지 체크리스트 역할을 한다.

 

◆세무사 검토의견, 각종 비율, 주식평가 등을 담은 '전문보고서' 제공

 

특히 온리원만의 특화된 양식으로 ‘결산·조정 검토의견서 및 보수 청구서’를 지원해, 간략하게 세무사 검토의견만 작성해도 완성도 있는 보고서를 만들어 고객에게 제공할 수 있다. 이를 통해 적정 수임료를 청구함은 물론 법인컨설팅에 대한 내용을 쉽게 파악할 수 있어 기장 관련 수임료 외 컨설팅 매출 증대에도 기여할 수 있다. 또한 각종 비율과 주식평가 등의 내용도 자동으로 추가돼 고객의 만족도를 높일 수 있다.

 

종합하면, 온리원은 신고를 위한 자료 취합부터 신고명단 확정-신고·납부 여부 파악-납부서 전달-거래처와 소통까지 일괄 관리할 수 있다.

 

세무회계사무소 재무관리 측면에서 가장 중요한 수임료 관리를 체계적으로 할 수 있다는 점도 ‘온리원’만의 장점이다. 거래처별로 수임료 입금 여부를 조회할 수 있고, 직원별 미수금 현황 뿐만 아니라 거래처별로 언제 입금됐는지도 모두 볼 수 있다.

 

마지막으로 5가지 신고준비와 관련해 자료 취합을 간소화했다. 홈택스 신고내역과 4대보험 등 신고관련 자료의 스크래핑을 완벽 지원한다.

 

 

양현승 리원엑스 대표이사는 “온리원을 개발하게 된 것은 대기업의 체계적인 관리시스템을 세무회계사무소에도 도입하고 싶었기 때문이다”며 “온리원은 기장 업무를 체계적으로 관리하고, 단순 반복 업무를 자동화한 서비스다”라고 소개했다.

 

양 대표이사는 “현직 세무사들의 현장실무 노하우를 기반으로 설계됐기 때문에 개업 초기의 세무사도 플랫폼 흐름을 따라가며 무리 없이 신고를 완료할 수 있다”며 “거래처의 히스토리를 관리하고, 홈택스·위택스·4대보험공단에 로그인 없이 간편인증 한 번으로 필요한 정보를 자동 스크래핑할 뿐만 아니라, 신고서 및 납부서도 손쉽게 조회·발송할 수 있다”고 밝혔다.

 

지난 2년 동안 ‘온리원’ 총괄 기획과 개발작업에 직접 참여한 김현성 세무법인 리원 대표이사는 “온리원은 세무사와 직원들의 업무 효율성을 높이고 고객 서비스의 품질을 향상시켜 결과적으로 세무회계사무소의 매출 증대에도 도움이 될 것”이라면서 “향후 관리 고객들에게 세무 및 재무 리포트, 세무신고현황, 인력관리 등 대시보드를 제공하는 서비스까지 확대할 예정”이라고 밝혔다.