지난 97년부터 10년간 구축형 전자팩스 사업을 진행한 전자팩스 1등 기업, (주)키컴이 신개념의 ‘그린팩스’를 개발했다.

구축형 팩스는 기업의 요구에 따라 회선이나 전자팩스 시스템을 맞춤형으로 제공하는 것이다. 때문에 고가이고 대형 기업고객이나 공공기관으로 수요처가 한정돼 있었던 게 사실이다.

그러나 이번에 출시한 그린팩스는 SaaS 방식의 전자팩스 서비스포털(수신사이트)과 임베디드 SW기술로 패키지화한 전자팩스 단말기를 결합한 실속형 서비스다.

사용자가 단말기를 PSTN과 사내 인트라넷(또는 공중망인터넷)에 연결하면 자동으로 PC 배경화면에 메신저와 같은 알림창이 뜨고 이를 통해 팩스 수신사이트에 접속하면 문서를 확인할 수 있는 것이다.

또한 외출 중에도 외부에서 이 사이트에 접속하면 언제든 팩스 수신여부를 파악할 있다.

포털 사이트의 이메일과 같은 개념인 것이다. 뿐만 아니라 휴대폰에서도 모바일웹서핑 브라우저를 통해 이 수신사이트(추후 사업자가 공개예정)에 접속하면 실시간으로 휴대폰화면을 통해 문서를 확인할 수 있다. 전자팩스 및 ‘그린팩스’의 특징과 장점을 문답으로 알아본다.

-전자 팩스가 뭔가, 또 장점은?
“우체국의 종이편지가 이메일로 바뀌었듯이 아날로그의 팩스가 디지털화 된 것이  전자팩스다. 전자팩스는 문서의 유통이나 보관, 관리가 보다 편해지고 보안성이 확대됨으로써 문서정보의 활용가치도 그만큼 커지는 것이다.

전자팩스는 문서송수신 측면에서는 팩스와 동일한 작동방식을 가지고 있지만, 활용성 측면에서는 큰 차이가 있다.

전자팩스는 팩스의 주요 기능을 소프트웨어로 변환해 기존 PSTN망으로 수신된 팩스문서를 기업내부의 사용자들에게 직접 온라인 방식으로 전송하는 시스템이다.

때문에 문서수신 즉시 수신자의 PC에서 문서를 확인할 수 있어 팩스문서를 직접 거두러 가는 불편함이 없다.

보다 중요한 장점은 이같은 팩스문서가 축적됐을 때 관리가 용이하다는 점이다. 오래 전 수신된 팩스문서라도 손쉽게 검색해 찾아볼 수 있는 것이다. 또한 복잡한 문서철이나 문서보관함이 필요 없다.

실제 거래 발생시 빈번하게 팩스로 발송하는 사업자등록증의 경우 통상 일반팩스를 이용할 경우 수차례 중복해서 발송하는 경우가 많다. 서류를 분실하거나 찾지 못하기 때문이다.

이력관리는 누가 어떤 팩스로 보내는지를 매번 정확히 확인할 수 있어 문제 발생시 책임소재를 가릴 수 있다.

나아가 보안성은 전자팩스의 가장 큰 장점이다. PSTN망을 사용하기 때문에 기본적인 보안성이 공중망 인터넷보다 뛰어나다.

일반팩스 문서는 유출되거나 분실되는 사례가 잦은데 자칫 대형 정보유출 사고로 이어지는 경우가 많다. 대표적인 예로 외환은행 론스타 사건이 있다.

그러나 전자팩스의 경우 수신자에게 직접 문서가 전달되고 패스워드와 같은 보안시스템을 거쳐야 확인할 수 있기 때문에 안전하게 이용할 수 있다.

전자팩스는 자원절약형 ‘그린 IT기술’이다. 일반팩스처럼 종이와 토너사용 없이 바로 서버를 거쳐 PC로 전달된다. 필요한 경우만 문서를 출력하면 되는 것이다.

또 이를 전자문서시스템과 같은 기간시스템으로 연결해 사내에서 의사결정에서 전자문서로 활용할 수도 있다.

전자팩스는 기업의 비용을 절감시킨다. 굳이 팩스를 확인하러 가지 않아도 되고 수많은 팩스더미에서 자신의 팩스문서를 찾는 수고도 덜 수 있다. 기업구성원들이 업무에 보다 집중할 수 있게 돼 업무효율성을 증가시키고 인건비도 절감하는 효과가 있다.”

-‘인터넷팩스’와의 차이점은 뭔가?
“인터넷팩스는 말 그대로 인터넷 망을 사용해 팩스문서를 송수신하는 기술이다. PSTN망이나 기존팩스 번호를 사용하지 않기 때문에 엄밀하게는 다른 기술이다. 이메일과 가깝다고 볼 수 있다.

물론 인터넷팩스의 식별번호(0303, 0505) 등을 사용하지만 익숙지 않은 게 단점이다.

때문에 주로 홍보나 광고용(스팸) 등 대량발송 목적으로 사용하지만 수신 업무 용도로는 활용되는 사례가 적다. 기업들에서 인터넷팩스를 사용하면서도 수신용으로 일반팩스를 함께 사용하는 경우가 많다.

인터넷팩스라고 하지만 요금이 싸지만은 않다. 서비스 업체마다 차이가 있지만 인터넷팩스 발송시 건당 45~50원인 반면, 전자팩스(그린팩스)의 경우 39원으로 저렴하다.”

-전자팩스가 가져올 효과와 그 수요처는?
“전자팩스로 정보를 축적할 경우 활용성을 높이고 종이 토너 등 소모품으로 인한 환경의 악영향을 최소화할 수 있다. 또한 기업의 업무효율성 증대 및 인건비 감소효과가 크다.

전자팩스의 활용성은 무궁무진하다. 가령 최근 인기를 모으는 공인전자문서보관소의 경우 내용증명문서를 직접 DB화할 수 있다. 기존 공전소는 수신된 문서를 다시 스캔하는 작업을 거쳐 디지털화해 보관하는 불편함이 있었다.

공전소에 전자팩스를 적용하면 문서의 수발신시 법적효력을 더욱 강화할 수 있다. 그룹웨어나 기존 구축된 시스템과 연결시 같은 방식으로 번거로운 스캔작업이 불필요하다.

수요처는 공공기관, 유치원, 학원, 변호사, 세무사, 변리사 등 전문직사무소나 여행사, 이동통신 대리점, 자동차대리점 등 팩스 발송 수요가 많고 관리가 어려운 곳이 주요 수요처다.

여행사의 경우 여권, 비자와 같은 중요 개인정보를 유실 없이 송수신할 수 있다. 또 개인정보 유출 사건이 잦은 이동통신대리점도 마찬가지다.”

-전자팩스를 도입한 사례는?
“지난 2006년 경기지방경찰청은 분당경찰서 및 산하 지구대를 대상으로 경찰 상황보고시스템을 전자문서 유통시스템으로 대체하기 위한 ‘전자보안팩스 시범구축 사업’을 완료한 바 있다.

경찰의 상황보고시스템은 사건발생시 종이문서로 상황보고서를 출력한 뒤 여러 단계 승인을 거쳐 팩스로 경찰서 및 유관기관들이 공유하는 방식인데, 경찰서 상황실에는 담당 경찰이 24시간 교대로 팩스기기 앞에서 수신된 상황보고서를 받아 각 부서나 산하 파출소로 일일이 전달하는 과정을 거쳐야 한다.

당시 시범사업은 이같은 상황보고시스템을 전자보안 팩스로 전면 교체하는 것이 골자였으며, 경찰서와 파출소 팩스기기와 회선을 모두 철거하는 대신 스캐너와 명인 전자팩스 솔루션이 탑재된 서버를 설치해 종이문서 대신 스캐닝 문서와 전자문서로 상황보고를 대체하는 것이었다.

전자팩스는 문서를 10초 이내에 송수신할 수 있어 종전보다 보고시간을 50배 이상 단축했다.

특히 수발신지 정보가 내장되고 암호기술을 사용하는 보안팩스여서 문서유출 시비를 없앴고, 내부 인터넷망과 전자문서로 인한 소모품비 절감효과도 연간 2억원에 달하는 것으로 나타났다.

노동부 전국고용지원센터의 경우 전자팩스 이후 지난 2005년 220여개 팩스회선을 2006년 408개, 지난해 526개 회선으로 확대했다. 또 통신전문업체 S사도 이동통신 개통업무용 팩스회선을 1년 사이 4개에서 64개로 늘렸다.

노동부는 전자팩스를 도입한 뒤 기존 통합 팩스번호를 부서별로 확대하기로 했다. 몇대의 팩스기기를 부서간 공유하다 보니 문서의 유실이나 중복 등 관리문제가 대두돼 민원서비스가 지연되는 악순환이 반복됐기 때문이다.

팩스의 관리효율을 높인 전자팩스를 앞서 도입한 것도 같은 이유에서다. 노동부는 현재 기존 등기나 일반 우편발송까지 팩스업무로 대체했고 팩스발송이 많은 부서는 아예 민원담당자별로 회선을 부여하기도 했다.”