신세계(사장: 구학서)가 기업의 모든 거래를 기록하는 회계문서 전체와 각종 증빙자료등을 전자적으로 관리하는 ‘전자회계시스템(Shinsegae Paperless Accounting System, 이하 SPAS)’을 개발  올해 1월 1일부터 시행에 들어갔다고 밝혔다.

이번 SPAS 개발로 전자결재방식이 모든 회계전표와 이에 첨부되던 증빙자료로 확대됨으로써 연간 170만장에 이르는 종이 문서들이 사라지게 된 것은 물론 모든 문서가 전자적으로 관리돼 기업회계 투명성이 크게 높아지게 된것.

지금까지 POS, EDI,사이버 뱅킹,신용카드사의 Data 활용 등 적지않은 분야에서 전자 결재를 통한 무전표화가 진행돼 오고 있었지만 이번 시스템 개발로 모든 거래의 무전표화가 가능하게 된 것이다.

               

특히 기업내부용 자료의 경우 기존 시스템과 연계시켜 증빙절차를 과감히 생략했고 법정 증빙에 대해서는 스캐너 및 PTI(Print-To-Image)기술을 활용 모든 증빙을 이미지화해 전자결재가 가능하도록 했다.

이에 따라 세금계산서등 아직까지 법적 보관의무가 있는 일부 증빙(연간5만장)만 전자증빙으로 인정 받을 때까지 당분간 문서형태로 보관하게 된다.

한편 SPAS는 전자결재시 신세계 윤리규범의 준수여부를 판단하는 것은 물론  시스템적으로 미리 설계된 내부 규정에 의해 문서처리가 이루어져 회계 담당자의 오류나 의도적인 회계부정의 소지를 근원적으로 차단한 것이 특징이다.

신세계 허인철 상무는 "이번 시스템개발의 목적이 단순히 종이없는 사무공간의 구현만은 아니다" 라고 밝히고 "시간과 공간의 제약이 없는 인터넷상에서 모든 회계처리가 가능하게 돼 업무프로세스의 개선은 물론 기업의 회계 투명성이 크게 향상되는 계기가 될 것"이라고 강조했다.

신세계의 외부감사인인 안진회계법인측에서도 "국내 유수기업들이 부분적인 무전표시스템을 시행하고는 있지만 이처럼 완벽한 서류없는 회계시스템은 신세계가 최초일 것"이라고 강조했다.

신세계는 지난해 8월부터 시스템개발작업에 착수해 본사 및 일부 점포에서의 시범운영을 거쳐 1월 1일부터 전국 100여개 사업장에서 시행하고 있다.