국세청 직원들이 자주 이용하는 지식관리시스템이 국세청 직원들의 업무 역량 향상과 지식 활용면에서 큰 도움을 주고 있는 것으로 나타났다. 특히 최근에 와서는 업무개선 사항을 공유하는 지식광장이라는 메뉴의 방문이 더 많이 이뤄져 이 시스템이 국세청 직원업무 향상에 큰 도움을 주고 있는 것을 알 수 있다.

2004년 1월에 첫 개통한 지식관리시스템은 크게 5가지 메뉴로 ▲ 직원들의 업무 노하우나 업무 개선사례 등을 올려 지식정보를 나누거나 베스트지식 게시판 제공으로 사용자 지식 이용 편의를 제공하는 지식광장, ▲ 동일한 관심분야를 가진 사람들끼리 온라인상에서 의견교류 및 학습·연구활동을 할 수 있는 커뮤니티, ▲ 국세청 기준시가조회, 연말정산안내, 전국등기소 안내, 공직 새내기 지원 등 일선 직원들의 업무 지원을 위한 다양한 자료를 제공하고 있는 도움자료 ▲ 전직원을 대상으로 하는 각종 공지사항 게시, 국세청장 핫라인, 국세청 소식, 설문조사 등 의견을 나눌 수 있는 알림마당, ▲ 직원고충상담, 복지정보, 아나바다, 경조사 emmd 직원 복지 증대를 위한 각종 메뉴로 구성된 복지마당 등이 있다.

개통당시에는 이 메뉴 중에서 알림마당이 상대적으로 방문율을 높았으나 지금은 지식광장의 방문이 높아져 직원들의 지식관리시스템의 활용도가 점차 실용적, 실질적으로 바뀌고 있다는 것을 알 수 있다. 순위를 보면 ▲ 2005년도 : 복지마당>알림마당>커뮤니티 ▲ 2006년도 : 복지마당>알림마당>커뮤니티 ▲ 2007년도 : 복지마당>알림마당>지식광장 ▲ 2008년도 : 복지마당>알림마당>지식광장 순이었다. 그러나 최근에 올수록 지식광장 방문이 더 높아지고 있는 추세에 있다.

국세청의 지식관리시스템에 접속하는 하루 평균 접속량은 약 4만여건. 국세청 직원이 약 2만여명이라고 할 때 최소 한 직원당 하루에 2회 이상은 접속을 하는 수치이다. 또 2005년도 방문량은 3천만건, 2006년도는 4천5백만건, 2007년도는 4천1백만건, 2008년도는 4천5백만건 등으로 나타났다. 또 핵심 지식등록건수도 작년 총 1만5천3백여건으로 전년도에 비해 26%나 증가했다.

이는 국세청 직원들이 지식관리시스템의 이용 목적이 직원들에 대한 업무 지식, 알림 등 정보의 전달뿐만이 아니라 지식 획득의 장으로 적극 활용하기 위한 것임을 나타낸다.

지난 5일 전산실은 지식관리시스템을 개편했다. 공간 활용성이 부족하고 자주 찾는 메뉴의 접근이 불편할 뿐더러 검색 결과의 정확성 부족과 다양한 검색 편의 기능이 부재하다는 배경 때문이었다. 이외에도 지식관리시스템이 국세청 직원에게는 업무에 있어서나 정보 취득에 있어서 중요한 매개체로서 자리매김했기에 시스템 개선에 대한 요구도 그만큼 높아질 수밖에 없었던 것도 배경으로 자리잡는다.

이러한 배경에 따라 사용자의 편의성 향상을 위해 초기화면의 메뉴를 각 영역별로 특성화해 재배치하고, KMS info란을 신설해 전자결재 현황, 조세포토 뉴스 등을 일정시간 순차적으로 볼 수 있게 했고, 검색기능도 개선했다.

검색의 경우엔 단순 검색어 매칭에 의존한 현재의 검색방식에서 조회 수, 지식평가 점수 등 다중 가중치를 반영한 검색방식으로 개선했고, 검색어의 자동완성, 인기검색어, 한/영 오타 자동수정 등 다양한 검색 부가기능을 추가했다.

이외에도 색상 및 아이콘의 세련된 디자인을 통한 친화감을 조성하고, 가독성 등을 높이기 위해 노력했다.

지식관리시스템을 자주 이용한다는 한 일선 세무서 과장은 "알림이나 보도자료 등을 보기 위해 자주 방문하는 편"이라면서 "업무 중에 개선 사항 등이 있으면 직원에게 꼭 지식관리시스템에 올리라고 독려한다"고 밝혔다.

그러나 지식관리시스템이 앞으로 더 활성화되기 위해서는 정보를 제공한 직원들에게 마일리지나 근평 등에 가산점이 주어지는 방안을 모색해야 한다는 지적도 있다.

한 관계자는 "바쁜 직원들이 정보를 가공해서 알찬 내용으로 올린다는 것은 사실 자기 희생적인 측면이 강하다"며 "따라서 활용성이 강하고 잘 정제된 정보를 올리는 직원들에 대해서는 마일리지를 제공하거나 근평에 가산점이 주어질 수 있게 하는 방안이 필요하다"고 지적했다.

그러나 지식관리시스템은 이제 국세청의 모든 직원들에게 매우 필수적인 매개체로, 정보와 지식만이 아니라 웃고 우는 동호회 활동 등 전국 직원들간의 인간관계를 이어주는 국세청의 동맥 역할을 하고 있다는 평이다.

특히 시간이 갈수록 이 지식관리시스템은 국세청의 브레인으로서 국세청 내부 핵심적 지식포털 역할을 담당할 것으로 전망된다.